TALLER Nro 4

TALLER Nro 4

1.  Investigue sobre la teoría propuesta para el Despacho de Documentos. Indague diferentes autores y textos. Elabore un escrito con la secuencia teórica sobre el Despacho de Documentos.

TEORÍA PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS

La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la dependencia como tal para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional; además, en la medida en que los documentos que la dependencia capta día con día constituye la materia prima de la infraestructura informativa institucional, la recepción de documentos constituye también un evento con importantes implicaciones para el manejo y acceso interior a la información requerida por aquella. En este sentido, en la recepción de documentos oficiales deberá cumplirse siempre con tres requisitos complementarios:

1.  Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la dependencia desde el momento de su ingreso.

2.  Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargara de su trámite.

3. Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedentes para futuras decisiones y gestiones.

El servicio de despacho de correspondencia que no es un simple servicio de mensajería, constituye una actividad de alta significación para el desarrollo ordenado y culminación satisfactoria de las gestiones estrechamente relacionadas con el resto de las operaciones que se realizan dentro de la Entidad para manejar coherente y eficazmente la información documental que la dependencia requiere y produce. En este aspecto debe considerarse como un requisito esencial el garantizar que los documentos generales por las entidades administrativas de la dependencia sean recibidos oportunamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación documental, resguardando y promoviendo los intereses de la dependencia ante las diversas instancias de gestión institucional.

2.   Basado en el documento soporte conteste:

2.1.   Que es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, efectivo y eficaz manejo de los documentos desde el mismo momento de su producción o recepción hasta la disposición final, buscando que se cumpla el fin último de los archivos, es decir que estén al acceso y a la consulta de todos los ciudadanos

2.2.   Cuál es la importancia de la recepción y distribución de documentos?

Establecer los aspectos a normalizar, ya que se debe tener en cuenta que la producción documental no solo empieza cuando en la misma institución se genera documentos, sino incluso cuando se reciben, lo que indica un control en la recepción y distribución, y de esta manera poder dar a los ciudadanos respuesta sobre el estado de sus trámites de una manera diligente.

2.3. Defina la importancia de las oficinas de correspondencia (Unidad de         correspondencia).

Son importantes porque gestionan de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyen al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos.

2.4.  Las oficinas de correspondencia deben contar con : (explique)

Deben  contar con personal suficiente y debidamente capacitado y los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficiales mediante servicios de mensajería interna y externa, fax correo electrónico  u otros. Que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

2.5. Realice un cuadro comparativo donde hable de la clasificación de las   comunicaciones.

2.6.  Realice un mapa conceptual del acuerdo 060.

2.7. En un octavo de cartulina mediante un diagrama, explique cómo son los pasos para el recibo de documentos.

                                     
                        PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS

2.8. Hable de  la clasificación de los documentos recibidos en una unidad de correspondencia.

El recibo de documentos es una de las tareas  más importantes y definitivas en la utilización y tratamiento de las comunicaciones empresariales.

La recepción de documentos se fundamenta en una labor  de inspección que no es más que la revisión de los documentos para determinar:

·         En las comunicaciones de recepción directa:

Si la comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario de ella
Si se trata de una comunicación oficial
Si el sobre o empaque viene en buen estado.

·         En las comunicaciones de recepción indirecta:

Si el asunto del que trata le compete a la dependencia  a la que va dirigida
Si están firmadas
Si la fecha es actual
Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente
Si se menciona la remisión de anexos, que estos estén completos.

  La clasificación consiste en separar los documentos recibidos en los  siguientes grupos:

•      COMUNICACIONES OFICIALES: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente  del medio utilizado.

•     COMUNICACIONES PERSONALES: se definen como correspondencia y son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para las instituciones.

2.9.  Explique que es radicar según el artículo 2 del acuerdo 060.

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.
     
      Radicar un documento es situarlo en la empresa.

2.10. En que se basa la distribución o reparto de documentos.

La distribución y reparto  se basa en que en una entidad debe haber alguien responsable de entregar la correspondencia a  cada uno de los empleados a los que le llega ya sea en sobres de manila o carpetas plásticas, debidamente marcados y acompañados de un formato de control de correspondencia.

2.11. Que  son documentos no radicales y de ejemplos.

Los documentos no radicales so aquellos que no siguen el mismo trámite para los documentos radicales:
     
      por ejemplo:

·  Las comunicaciones personales: cartas a empleados

·   Documentos contables :planillas contables

·   Folletos, revistas y publicaciones

·  Propaganda: empresas que le hacen campaña a algún producto nuevo.

2.12. El artículo 10 del acuerdo 060 establece que las comunicaciones que ingresen a las instituciones deben de ser revisadas para: (explique). 
    
    Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos,  el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

3.   Consulte cuales son las características de los sellos de recibo de documentos en una unidad de correspondencia.

      las características de los sellos de recibo de documentos son:

·         indican el número de orden en el que se recibió
·         la fecha en que fue recibido
·         quien lo atendió
·         si se le dio respuesta y en qué fecha
·         numero de radicación

     3.1.      Consulta el uso de los sellos en la oficina de correspondencia (dibujelo).


                                                            SELLO FECHADOR

SELLO NUMERADOR

SELLO URGENTE

SELLO CONFIDENCIAL

SELLO CANCELADO

                                                                         SELLO SECO 

4.  Teniendo en cuenta si es correspondencia interna o externa elabore, la siguiente       correspondencia para alguna de las empresas ya conformadas:

4.1.      Carta

https://drive.google.com/a/misena.edu.co/file/d/0B0Sf13p-7MUaM1NVdzN3RjlkajdSQXNUMGR5V1lpTnB2S29Z/edit?usp=sharing

4.2.     Memorando

https://drive.google.com/a/misena.edu.co/file/d/0B0Sf13p-7MUaMElBQ1F5cUYyRk0/edit?usp=sharing

4.3.      Circular

https://drive.google.com/a/misena.edu.co/file/d/0B0Sf13p-7MUaeElwOW4zZVRwNnhKNjhkcWVmVFB5RnNWQjM4/edit?usp=sharing

4.4.      Acta

https://drive.google.com/a/misena.edu.co/file/d/0B0Sf13p-7MUabTBLZjlaY053ems/edit?usp=sharing

4.5.      Informe (tema libre)

https://drive.google.com/a/misena.edu.co/file/d/0B0Sf13p-7MUaZDNESjhKdVhKRW5JZE5yZHZ0ZW5FS0tMTFAw/edit?usp=sharing

4.6.      Certificado y una constancia

  https://drive.google.com/a/misena.edu.co/file/d/0B0Sf13p-
7MUaNUphSDhGaFNHcjQ/edit?usp=sharing

https://drive.google.com/a/misena.edu.co/file/d/0B0Sf13p-7MUaQ0M1b1VRaENjTTQ/edit?usp=sharing

4.7.      Sobres

https://drive.google.com/a/misena.edu.co/file/d/0B0Sf13p-7MUaS00yZnIzOEQ0REJZZzE1dVphQm15SW5jMUk4/edit?usp=sharing

https://drive.google.com/a/misena.edu.co/file/d/0B0Sf13p-7MUaSTA1bjJ3YW9rc3lCYm9mS0RWRTNlMWZPcl84/edit?usp=sharing

Empresas:

-    Ferretería La española

-    Restaurante Doña Rucar1

-    Inlua

-    Restaurante Doña Rucar2

-    Ingenetol EU

-    Clínica Minerva

5.  Tener en cuenta el manejo de los sellos y de los formatos de recibo y despachos de documentos a la hora de enviar y recibir información. (entregar con el trabajo la planilla diligenciada).

                PLANILLA DE REGISTRO Y CONTROL DE COMUNICACIONES ENVIADAS

  PLANILLA DE REGISTRO Y CONTROL DE COMUNICACIONES RECIBIDAS

6.   Consulta cuales son las partes de un párrafo?

     Todo párrafo consta de introducción, transición y conclusión.

      Introducción: donde generalmente se enuncia la idea principal.

   

      Transición: o fase intermedia: donde se explica y desarrolla la idea principal apoyada          por las ideas secundarias.

       Conclusión: donde se redondea y finaliza la idea.

       Ejemplo:    

     "La Secretaría de Educación Pública dio a conocer el nuevo plan de estudios para educación secundaria, que se aplicará en dos fases: durante el año escolar 1993-1994, en vigor en los grados primero y segundo. Los alumnos de tercer grado cursarán sus estudios conforme al plan vigente en el año escolar 1992-1993; en el año escolar 1994-1995, el nuevo plan se aplicará en el tercer grado".

   

      Ahora señalemos sus partes.

   Introducción: La Secretaría de Educación Pública dio a conocer el nuevo plan de     estudios para educación secundaria […]

     Fase intermedia o transición: […] se aplicará en dos fases: durante el año escolar         1993 1994, en vigor en los grados primero y segundo. Los alumnos de tercer grado               cursarán  sus estudios conforme al plan vigente en el año escolar 1992-1993 […]

     Conclusión: […] en el año escolar 1994-1995, el nuevo plan se aplicará en el tercer grado.

7.   Consulte los signos de puntuación, cuál es su importancia y que casos se deben usar. 

1.    LA COMA(,) Marca una pausa breve en un enunciado se utiliza en los casos siguientes:

Para separar los elementos de una enumeración.

Ej: Viene a recoger el resto de sus cosas: la ropa, la pelota de baloncesto, la cámara, la caña de pescar y la Vespa.

     Se usa coma para separar miembros gramaticalmente equivalentes dentro de un mismo enunciado, a excepción de los casos en los que medie alguna de las conjunciones y, e, ni, o, u. 

2. El punto (.) El punto marca una pausa al final de un enunciado después de un punto siempre se escribe mayúscula. 

           Hay tres tipos de puntos:

                      PUNTO Y SEGUIDO: Separa enunciados que integran un párrafo.

                     Se usa al final de una frase o periodo que tiene sentido completo. Se utiliza punto           y seguido para separar frases independientes dentro de un mismo párrafo. El                punto y aparte separa los diferentes párrafos. Al fin de cada escrito se pone punto           final. Asimismo se escribe punto después de una abreviatura.

                      punto y coma (;) Ej.: Con el disco en la mano, ya sólo falta que funcione.

                      Atrás han quedado un año y medio de Trabajo e incertidumbres.

                           Indica una pausa superior a la coma e inferior al punto se utiliza:

                Para separar los elementos de una enumeración cuando se trata de expresiones             que incluyen comas.

      Ej: Había que estar en contacto con la naturaleza; dejar entrar el cielo, el mar y el viento; dormir sobre tablones, sobre el suelo; sentarse en sillas medio rotas.

 Se usan en estos casos:

 a) Para separar los elementos de una enumeración cuando se trata de expresiones complejas que incluyen comas.

b) Para separar proposiciones yuxtapuestas, especialmente cuando en estas se ha empleado la coma. 

c) Se suele colocar punto y coma, en vez de coma, delante de conjunciones o locuciones conjuntivas como pero, mas y aunque, así como sin embargo, por tanto, por consiguiente, en fin, etc., cuando los períodos tienen cierta longitud y encabezan la proposición a la que afectan.

      Los dos puntos (:) Nunca se deja un espacio antes de los dos puntos se usan los dos puntos en los siguientes casos:

Delante de una enumeración anunciada con un verbo.

Ej.: Los puntos cardinales son: norte, sur, este y oeste.

     Se usan dos puntos en los casos siguientes
 

a)    Después de anunciar una enumeración.

b)    También para cerrar una enumeración, antes del anafórico que los sustituye, se utilizan los dos puntos.

c)    Los dos puntos preceden a las citas textuales. En este caso, después de los dos puntos se suele escribir la primera palabra con inicial mayúscula. 

d)     Se emplea este signo de puntuación tras las fórmulas de saludo en las cartas y documentos. También en este caso la palabra que sigue a los dos puntos se escribe con mayúscula y, generalmente, en un renglón aparte. 

     Los puntos suspensivos (...) Suponen una interrupción en la oración o un final impreciso se usan en los casos siguientes:

    Al final de una enumeración cuando tiene el mismo valor que la palabra etcétera.

    Ej: Todo lo malo estaba por venir: la anexión de Checoslovaquia, el asalto por sorpresa a Polonia, el ataque a Rusia, el Holocausto…

Se usan los puntos suspensivos en los siguientes casos:

a) Al final de enumeraciones abiertas o incompletas, con el mismo valor que la palabra etcétera.

b) Cuando se quiere expresar que antes de lo que va a seguir ha habido un momento de duda, temor o vacilación.

c) En ocasiones, la interrupción del enunciado sirve para sorprender al lector con lo inesperado de la salida.

d) Para dejar un enunciado incompleto y en suspenso se utilizan los puntos suspensivos. 

e) También se emplea este signo de puntuación cuando se reproduce una cita textual, sentencia o refrán, omitiendo una parte.

f) Se escriben tres puntos dentro de paréntesis (...) o corchetes [...] cuando al transcribir literalmente un texto se omite una parte de él.

3.  Los signos de interrogación (¿ ?)

    Delimitan enunciados interrogativos. En español es necesario utilizar el signo de   apertura porque no tenemos marcas gramaticales que lo sustituyan.

Nunca se deja un espacio después del signo de interrogación de apertura o antes del   cierre nunca se escribe punto detrás de los signos de interrogación.

       Ej:¿Qué tal estás?

       Uso de los signos de interrogación

·         Como ya se ha dicho, los signos de interrogación marcan el principio y el fin de una pregunta en estilo directo.

·    Si la pregunta afecta solo a una parte de la frase, los signos se colocan donde empiece y acabe lo preguntado.

·         Si se formulan varias preguntas consecutivas, cada una lleva sus propios signos de apertura y cierre. Se pueden escribir empezando cada pregunta una con mayúscula o bien separando cada pregunta por comas o puntos y comas, debiendo empezar en este caso con minúscula.

4.  Los signos de exclamación (¡ !) Delimita enunciados exclamativos o interjecciones, nunca se deja un espacio después del signo de exclamación de apertura o antes del de cierre.

Ej: ¡Hola! ¡Qué sorpresa.

    Se usan en los casos siguientes:

a)  En enunciados exclamativos propiamente dichos: ¡Eso es una maravilla! ¡Qué magnífica organización!

b) En interjecciones, que son aquellas voces que se utilizan para expresar sentimientos o estados anímicos (¡ay!, ¡bah!, ¡oh!, ¡uf!)

c)  En expresiones interjectivas, también llamadas interjecciones impropias, que son aquellas palabras o grupos de palabras que, no siendo normalmente interjecciones, pueden funcionar como tales en determinados contextos y con la entonación exclamativa correspondiente: ¡hombre!, ¡anda!, ¡cuidado!, ¡vaya por Dios!, ¡claro!

5.  Los paréntesis (( )) Se utilizan en los siguientes casos:

     Cuando se interrumpe el sentido de un discurso con una aclaración, sobre todo si ésta no tiene mucha relación con lo anterior.

      Ej: Marta Tocino (la novia del futbolista) se presenta a las próximas elecciones.

 Los paréntesis se usan en los siguientes casos:

a)    Cuando se interrumpe el sentido del discurso con un inciso aclaratorio o incidental, sobre todo si este es largo o de escasa relación con lo anterior o posterior.

b)    Para intercalar algún dato o precisión: fechas, lugares, significado de siglas, el autor u obra citados.

c)    En ocasiones se utilizan los paréntesis para evitar introducir una opción en el texto. En estos casos se puede encerrar dentro del paréntesis una palabra completa o solo uno de sus segmentos. 

d)   Cuando se reproducen o transcriben textos, códices o inscripciones con abreviaturas, se pueden utilizar los paréntesis para reconstruir las palabras completas o los elementos que faltan en el original y se suplen. 

e)    En la trascripción de textos se utilizan tres puntos entre paréntesis para dejar constancia de que se omite en la cita un fragmento del texto (en este uso suelen alternar con los corchetes). 

f)   Las letras o números que encabezan clasificaciones, enumeraciones, etc. pueden situarse entre paréntesis o seguidos del paréntesis de cierre.

6.  Los corchetes ([ ]) Incorporan información complementaria como los paréntesis, se usan en los casos siguientes:

     Dentro de un enunciado que va ya entre paréntesis para introducir una precisión.

    Ej: Una de las obras de Antonio Muñoz Molina (algunos la consideran como su mejor      novela [1997]) es “Plenilunio”.

Casos que se deben usar:

Un uso específico de los corchetes es el que sirve para indicar en textos literarios que el 
editor introduce un comentario personal, una aclaración o rellena una laguna. 

7.  Las comillas (“”) Se utilizan para:

     Reproducir citas textuales.

     Ej: Me dijo muy claramente: “No quiero aceptar esta proposición porque pienso que no está a la altura de mis ambiciones”.

      Uso de comillas

      Las comillas (““ ) son signos de puntuación con distintos usos, entre ellos está el indicar la citas textuales, es decir, señalar las palabras tal y como fueron expresadas por alguna persona y se emplean al principio y al final del enunciado de dichas citas. 

8.   La raya (—) Se utiliza en los siguientes casos:

   Para encerrar aclaraciones que interrumpen el discurso. Se pueden sustituir por paréntesis.

     Ej: Estuve esperando a Sara —una buena amiga— toda la noche. Pero al final no vino.

      Uso de comillas

      Las comillas (““ ) son signos de puntuación con distintos usos, entre ellos está el indicar las citas textuales, es decir, señalar las palabras tal y como fueron expresadas por alguna persona y se emplean al principio y al final del enunciado de dichas citas. 

9.  El guión (-) Se utiliza: Para separar (en determinados casos) los dos elementos que integran una palabra compuesta.

      Ejs: Es una lección teórico-práctica.

            El caballo es de origen hispano-árabe

     Se puede usar aisladamente, o bien, como en el caso de otros signos de puntuación, para servir de signo de apertura y cierre que aísle un elemento o enunciado.

10. La diéresis o crema (¨) Se utiliza:Para señalar la pronunciación de la vocal u en las combinaciones güe, güi.

      Ej: pingüino, vergüenza, etc.

     Caso que se debe usar

    Se coloca una diéresis sobre la u de las sílabas gue y gui cuando la vocal u debe pronunciarse, como en "ambigüedad" y "pingüino", y en ocasiones (poesía) se utiliza para leer con hiato vocales que ordinariamente forman diptongo, como suave o vïuda.

11.  La barra (/) Se utiliza en los siguientes casos:

        Con valor de preposición en ejemplos como:

        Ej: 120 km/h

                          Salario bruto 1600 euros/mes

     Casos  que se debe usar   

     Sirve para señalar el límite de los versos en los textos poéticos reproducidos en línea seguida. En este caso, se escribe entre espacios. 

     En algunas transcripciones de textos, se utiliza para señalar el cambio de línea en el original y también se escribe entre espacios. 

            12. El asterisco (*) Sirve para:

 Señalar una nota al margen o a pie de página dentro de un texto. A veces, estos asteriscos se encierran entre paréntesis. (*)

  Señalar la forma incorrecta de una palabra.

      Ej: Pienso * de que vendrá mañana (forma correcta: pienso que vendrá mañana).

  Se deben usar:

Se emplea para hacer llamadas a notas de pie de página, aunque también tiene ciertos usos especializados.

13. El signo de párrafo (§) Este signo se usa: Seguido de un número, para indicar divisiones internas dentro de los capítulos.

      Ej: Como por ejemplo: §25, §12.

            Casos que se debe usar

Se emplea, seguido de un número, para indicar divisiones internas dentro de los

capítulos.

Se utiliza en las remisiones y citas de las divisiones internas de los  capítulos.

      IMPORTANCIA

      Los signos de puntuación se usan en los textos escritos para intentar reproducir la entonación del lenguaje oral (pausas, matices de voz, gestos, cambios de tono, etc.) con objeto de interpretar y comprender correctamente el mensaje escrito. Los signos de puntuación, por lo tanto, nos permiten expresarnos con claridad y evitar interpretaciones diferentes del mismo texto.

8.   Escoja el tema de su predilección y redacte un  parrado Mínimo de 30 líneas y señale sus partes. (individual y a mano)

                                                               INLUA 
                                                     "CASCAROMATICAS"
     
    Inlua es una empresa productora y comercializadora de aromáticas medicinales a base de cascaras de frutas, esta al servicio de todos los ciudadanos, alivia cualquier tipo de dolor y también ayuda al embellecimiento de la piel especialmente para las mujeres. Pero no solo eso, atravez de esta nos reconectamos con la naturaleza, sus colores, sabores, cada una de sus cualidades y virtudes únicas, las siguientes son algunas frutas que manejamos para la elaboración de aramoticas a base de sus cascaras:
  

•     Los componentes de la cascara de manzana ayudan a la buena digestión, cuida la piel y los dientes.
•     Los componentes de la cascara de naranja son un excelente fuente de vitamina C, A, B5 y B6, ayuda a bajar de peso y reduce el colesterol.
•     Los componentes de la cascara de limón posee vitaminas C y minerales como topacio, magnesio, calcio y fósforo cuenta con algunas vitaminas del complejo B, entona el estomago y expele los gases.
•     Los componentes de la cascara de mandarina posee grandes cantidades de vitamina C, alto contenido de potacio ayuda a prevenir algunas enfermedades del hígado y ayuda a combatir el cáncer.
•     Los componentes de la cascara de piña son ricos en vitamina C, fibra, es una excelente fuente de magnesio y mantiene la buena salud de los ojos.

    Nos gusta cuidar la salud y el bienestar de nuestros clientes por eso cada día tratamos de mejorar la calidad de nuestros productos y servicios.